スケジュール管理

チームメンバーと共有してタスク管理ができる「Trello」

投稿日:2018年5月29日

皆さんは仕事どのように管理していますか?個人の作業を管理するならメモ帳でもよいと思いますが、チームメンバーのタスクを管理するには共有できるほうがいいですね。Trelloはオンラインで効率よくタスク管理ができるWebサービスです。

このアプリで仕事が効率化できる理由

  • 付箋形式でタスクが整理して共有できる
  • Dropboxなどの外部サービスと連携できる
  • Chrome拡張機能を使うことでプロジェクト管理ツールとして使うこともできる

使い方

アカウント登録する

はじめにアカウント登録が必要です。右上の「アカウント作成」をクリックします。

名前、メールアドレス、パスワードを入力して「アカウント作成」をクリックします。

入力したメールアドレス宛に以下のようなメールが届いていますので、「メールアドレスを確認」をクリックします。

ログイン画面にジャンプしますので、先ほど入れたメールアドレスとパスワードを入れてログインします。

ログインできれば、アカウント登録は完了です。

タスク管理を行う

それでは早速Trelloを使っていきましょう。ログイン直後はダッシュボード画面が表示されます。「新しいボードを作成」をクリックします。

ボード名を入力し、「ボードを作成」をクリックします。

ボードが作成されました。続けて、リスト名を入力して、リストを作成します。リストとは、カードのグループのようなものです。ここでは「設計フェーズ」としてみました。続けて、「カードの追加」をクリックします。

カード名を入れてカードを作成します。カードとは、付箋にあたるものです。「カードを追加」をクリックします。

カードをクリックすると詳細画面が表示されます。この画面でラベルによる色付けや、担当メンバー、期限の設定が可能です。(期限が過ぎた場合やコメントを追加した場合はメールが通知されます。)また、関連ファイルの添付も可能です。

このようなかたちでどんどんとリストとカードを作成します。

また、カードをドラッグすると他のリストに移動することができます。この例では「画面遷移図の作成」を「レビュー待ち」に移動しました。このように「レビュー待ち」や「完了」というリストを作成しておくと進捗管理ができて便利です。

タスクを共有する

チームと共有するには「非公開」の箇所をクリックするとメニューが表示されるので、「チーム」か「公開」に設定を変更します。

また、あわせてチームも作成します。「プライベート」の箇所を追加して「チームを作成」をクリック。

チーム名を入力して「作成」をクリックします。

これで、チームが作成され、チーム設定画面に移動します。「メンバー」タブよりメールアドレスを入れてメンバーを招待することができます。

招待者には以下のようなメールが届きますので、「チームを見る」で参加できます。(チームメンバーも同様にアカウント登録が必要です。)

また、「ボードメニューを表示」を選択すると…ユーザーがどのような操作をしたかのアクティビティログを確認することができます。

外部サービスと連携する

また、TrelloではDropboxなどの外部アプリと連携が可能です。ボードメニューの「Power-Up」をクリックしましょう。

サービスを選択します。左メニューの中より「ファイル管理」をクリックすると「Dropbox」がありますので「追加」ボタンを押しましょう。その後は、カードの編集画面を開くと「Dropbox」が追加されていますのでクリックし、「ファイルまたはフォルダを添付してください」の箇所をクリックします。Dropboxのログイン画面が表示されますので、ログインしましょう。ログイン成功すると、ファイル一覧が表示されますので、ファイルを選択して「選択」ボタンをクリックします。これで、Dropbox上のファイルが添付ファイルとして追加されます。

その他にも、Googleカレンダーなどのサービスと連携ができます。(ただし、無料プランでは1つのサービスのみ連携可能です。)

ガントチャート機能を追加する

また、Trelloをプロジェクト管理ツールとして使いたい場合は「Elegantt for Trello」というChrome拡張機能によりガントチャートを表示することができます。ChromeブラウザでEleganttのサイト(https://elegantt.com/)にアクセスします。Elegantt for TrelloのWebサイトが表示されますので、「Install the Chrome Extension」をクリックします。

続けて「Chromeに追加」をクリックします。Trelloのダッシュボードに移動すると「Login with Trello」というボタンが表示されますので、こちらをクリックします。

EletganttがTrelloにアクセスすることを許可を求めるダイアログが表示されますので「許可」をクリックします。ボード画面を開くと、自動でガントチャートが表示されます。

タスク画面を開くとタスクの期間や進捗率の設定が追加されていますので、タスクスケジュールを管理することが可能です。

作業時間を計測する

また、Trelloをプロジェクト管理ツールとして使うためには作業時間の計測もしたいと思います。同様に作業時間を計測する「Toggl」というChrome拡張機能があります。ChromeブラウザでToggl for Trello(https://toggl.com/trello-time-tracking/)のサイトにアクセスし、「DOWNLOAD THE TOGGL BUTTON」をクリックします。続けて「Chromeに追加」をクリックします。インストール完了後、Togglの権限設定画面が表示されます。「trello」で検索すると「trello.com」というURLがが見つかりますので、チェックをONしましょう。ダイアログが表示されますので「許可」をクリックします。これで、Trelloと連携できるようになります。次に、Chromeブラウザの右上にTogglのアイコンが追加されていますので、こちらをクリックします。はじめはアカウント作成が必要ですので「Create account」のリンクをクリックします。

Togglのサインアップ画面が表示されますので、メールアドレスとパスワードを入れて「SIGNUP FREE」をクリックします。これでアカウントが作成され、Togglのダッシュボード画面が表示されます。次に、Toggleでプロジェクトを追加しましょう。左メニューの「Projects」をクリックし、続けて「Create Project」をクリックします。

プロジェクト名を入れる画面が出ますので、プロジェクト名を入力します。任意で入力できますが、Trelloのプロジェクト名(ボード名)と同じにするとわかりやすいでしょう。

これで、プロジェクトが追加されました。

Trelloに戻り、タスク画面に戻ると「Start Timer」というボタンが追加されています。(もし、ボタンが表示されない場合はTrelloでログアウト後、再ログインしてください。)作業開始するタイミングでこのボタンをクリックします。

ポップアップが表示されますので、プロジェクト名に先ほど作成したプロジェクトを選択して「DONE」をクリックします。これで時間が計測されます。

作業終了後は「Stop Timer」をクリックします。これで計測が終了です。

計測した結果はTogglの画面で確認することができます。「Timer」メニューで一覧表示ができます。

また、「Report」メニューでは字啓礼津でグラフで内訳をみることができます。PDFおよびCSVエクスポートも可能です。

解説動画(YouTube)

特徴

他にもTodoistTimeTreeなど、さまざまなタスク管理ソフトがありますが、Trelloは付箋形式であることや、外部サービスと連携可能である点であることが特徴です。また、Trelloをプロジェクト管理ツールとして他社と比較した場合、Trelloはタスク中心で考えるカンバン方式でプロジェクト管理ができる点、プロジェクト数(ボード数)は無制限ですので導入しやすいのがメリットです。他社プロジェクト管理ツールとの違いについてはこちらの比較記事をご覧いただければ思います。

価格

無理プランですと添付ファイルのアップロードサイズが10MBまでの制限がありますが、作成できるボード数の制限はありませんので、無理でも十分使えます。有料プランですとアップロード制限がなくなる他、絵文字や背景の変更などが可能になります。iPhone、Androidアプリもあるため、外出先でも管理できます。

サイト情報

URL:https://trello.com
海外のサービスですが、日本語対応しています。

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